Вовлечение «больших боссов» в руководство проектами. Исследование PMI.

Основным фактором успеха или провала проекта является куратор проекта и его уровень вовлеченности. Более 90% респондентов из IBM отметили, что куратор от высшего руководства — это фактор, который определяет успех изменений.

В июле 2014 года PMI опросили более 100 руководителей высшего звена и руководителей проектов, чтобы оценить насколько кураторы участвуют в проектах и какой оказывают эффект. Мы сделали обзор основных идей исследования, оригинал вы можете прочитать на сайте PMI.

PMI выявили 3 проблемы, связанные с вовлеченностью кураторов в руководство проектами:

• Высокая нагрузка на куратора при руководстве проектом
• Недостаточная коммуникация
• Слабое обучение и развитие у руководителей компетенций куратора

Нагрузка на куратора при руководстве проектом

По результатам опроса во многих организациях кураторы из высшего руководства часто перегружены. Выполнение обязанностей по руководству проектом у них занимает все рабочее время.

В среднем кураторы работают над 3 проектами одновременно и тратят на один проект 13 часов в неделю, не считая основной работы.

Такая перегрузка кураторов влияет на их способность предпринимать критические или необходимые действия, которые от них требуются и на способность оказывать влияние там, где необходимо.

Несколько кураторов проекта

Исследования показали, что некоторые организации в трети своих проектов назначают несколько кураторов на один проект. Основная причина в том, что проект или программа признана стратегической инициативой.

Выделяют три типа проектов, для успеха которых организации назначают несколько кураторов:

• Проекты внедрения значимых изменений для организации (79%)
• Проекты высокой сложности (71%)
• Проекты с относительно большим бюджетом (60%)

Разрывы в понимании ролей у РП и кураторов

Исследование показало, что оценка использования кураторами навыков и приемов по руководству проектами у кураторов и руководителей проектов сильно различается.

Самые большие разрывы в оценках были выявлены в следующих аспектах: поддержка, активное слушание, эффективная коммуникация, управление изменениями.

Коммуникации

PMI в исследовании о необходимости коммуникаций* выявили, что:

• 56% проектов не достигли поставленных целей и стали неуспешными из-за плохо налаженных коммуникаций.
• 43% руководителей проектов (против 60% кураторов) считают, что цели проектов взаимосвязаны со стратегией организации.

Наиболее важные действия, которые должны делать кураторы:

• Устранять препятствия
• Помогать команде проекта понять взаимосвязь проекта или программы со стратегией организации
• Проявлять лидерские качества при управлении проектами и программами
• Обеспечивать ресурсами, когда необходимо
• Быстро решать проблемы

В ходе исследования выявили, насколько реализация этих пяти действий оказывает влияние на достижение целей проектов, реализацию проекта в срок и в рамках бюджета, и на «расползание» содержания.

Организации, в которых кураторы предпринимали большую часть этих действий результаты по всем показателям оказались лучше тех, кто этого не делал.

По мнению опрошенных есть несколько областей, в которых поддержка куратора очень важна:

• Сплоченная поддержка высшего руководства
• Решение эскалированных вопросов
• Устранение препятствий
• Управление заинтересованными сторонами
• Проявление лидерских качеств

Наиболее важные коммуникационные навыки куратора:

• Возможность влиять на заинтересованные стороны
• Возможность работать на стыке заинтересованных сторон и находить win-win решения
• Лидерство
• Принятие решений
• Эффективные коммуникации

Исследование показало, что в тех организациях, где кураторы демонстрировали эти пять навыков, результаты проектов были лучше.

Этап инициации проекта — это самый важный этап проекта, требующий вовлечения высшего руководства. С этим согласны 89% опрошенных руководителей проектов и 83% кураторов.

Ответственность за коммуникации лежит не только на кураторах. Им требуется регулярная обратная связь и отчеты о ходе проекта, содержащие достаточно деталей. Исследование доказало, что там, где кураторам предоставляют регулярную отчетность, проекты реализовались лучше.

Несмотря на полученные результаты, используют качественные отчеты далеко не все компании. Только в 52% организаций кураторы получают отчеты высокого качества.

Недостаток в качестве отчетов говорит о том, что информация не доходит до кураторов, поэтому он просто не знает, что необходимо предпринять и не представляет, что где-то необходимо применить вышеописанные навыки.

Обучение и развитие у руководителей компетенций куратора

В 9 из 10 организаций кураторы проекта обладают базовыми знаниями об управлении проектами и программами. В 3 из 5 организациях обучают и развивают кураторов в этом направлении.

Исследование показало, что в организациях, где кураторы имеют экспертные или продвинутые знания об управлении проектами и программами, результаты проекта лучше.

41% организаций осознают необходимость развивать знания и навыки для руководства проектами и программами, и только 36% организаций обучают своих кураторов. В этом случае больше проектов реализуется в срок, в рамках бюджета и без «расползания» содержания.

В основном 82% опрошенных кураторов назвали самым распространенным способом обучения – обучение во время работы (on-the-job learning). Однако такое обучение, самообучение и несистемное обучение «по верхам» не дает никакого эффекта.

Наиболее эффективным обучением считается – внешнее обучение, внутренние семинары и наставничество со стороны других кураторов организации.

Исследования показали, что те проекты управляются лучше и достигают больших результатов в тех организациях, где применяют вышеописанные методы обучения.

Обратная связь – двигатель развития

Как и другим сотрудникам кураторам нужна обратная связь. Однако, только в 1 из 4 организаций есть определенный процесс сбора информации об эффективности кураторов. И такие организации показывают лучшие результаты по управлению проектами.

Заключение

Обратите внимание на симптомы проблем с вовлеченностью кураторов в вашей организации:

• ваши кураторы сильно загружены проектами,
• у них не хватает навыков коммуникаций или они их не используют,
• ваши кураторы плохо обучены управлению проектами и не знают, что конкретно они должны делать в рамках своей роли.

После определения проблемы переходите к их решению.

В случае глобальной перегрузки кураторов, оцените, насколько некоторые проекты могут быть реализованы с минимальным вовлечением куратора или отложены. Если же от проекта по объективным причинам невозможно отказаться, попробуйте назначить несколько кураторов.

Если у ваших кураторов не хватает навыков коммуникации обучите их, а также проверьте свою отчетность, возможно, недостаточное качество управленческой информации или отчетов не позволяет кураторам выполнять свои функции.

Также не забывайте о пользе специализированного обучения кураторов.

Эффективность кураторов настолько важна, что необходимо ее измерять и предпринимать все перечисленные меры, что во многом обеспечит успешность проектов.

* — Pulse of the Profession® In-Depth: The Essential Role of Communications