Корпоративный трекинг проектов: что это такое и нужен ли он вам

Друзья, совсем недавно мы провели мероприятие, где Андрей Макаркин, директор проектного офиса АО “ТВЭЛ — Корпоративный центр”, рассказал о трекинге внутренних проектов, опираясь на свой опыт и полученные результаты трекинга проектов АО “ТВЭЛ”.

Наша команда подготовила серию постов, суммирующих ключевые идеи, которыми поделился Андрей во время вебинара. Ссылку на полную запись вебинара можно найти в нашем телеграм-канале по ссылке. Приятного чтения!

Даже опытный руководитель проектов периодически теряет фокус, тонет в рутине, не выходит
на решение проблем проекта в разумные сроки и, как следствие, и он, и компания не получает нужных результатов. Это не всегда говорит о том, что нет навыков и знаний. Часто причина — это отсутствие стороннего взгляда на ситуацию, своевременного профессионального совета или ограниченность собственного опыта, нехватка авторитета.

Преодолевать эти барьеры и ограничения помогают трекеры проектов. Возможно вы уже слышали о трекерах бизнесов и стартапов, здесь же речь пойдет о корпоративных трекерах внутри компании. Такие трекеры имеют непосредственное отношение к проектному офису компании и, часто, входят в его состав. При этом они отличаются от других сотрудников проектного офиса тем, что включаются в состав сопровождаемой проектной команды, становятся её частью и связаны с проектом своими КПЭ, идентичными КПЭ проектной команды на период трекинга (от 3 до 12 месяцев).

Трекер не делает работу за руководителя и команду, но задает вопросы, которые помогают команде выйти на оптимальные решения, фокусирует на ключевых задачах, от которых зависит прогресс проекта. В ходе трекинга проект получает поддержку профессионала в области управления проектами, а заказчик может увидеть, как организована работа над проектом более объективно и непредвзято, а в некоторых случаях команда получит непосредственную помощь в эскалации и решении проблем внутри организации.

Зачем нужен трекинг?

Ускорить решение проблем проекта

Двигаясь по проекту, команда принимает ряд решений (в части закупок, финансирования, взаимодействия с функциональными подразделениями компании), которые лежат на уровне руководства и тех, кто отвечает за методологию (например, проектный офис).

Команда готовит решение опираясь на свой опыт и видение, при этом часто не учитывая политические, стратегические, экономические и другие аспекты решения, из-за чего оно может
быть не принято. Чтобы этого избежать, команде необходимо своевременно подключать профильных специалистов компании, договариваться с ними, но команда либо не знает кого именно подключить, либо делает это тогда, когда потеряно существенное время.

Повысить прозрачность проекта

Для любого проекта подготавливается отчетность, часто эта отчетность “посмертная”, то есть:

• руководству уже известно о проблемах заявленных в отчете, т.е. в отчёте для руководства нет ничего нового
• отчетность не является объективной, например:

Прогноз выполнения задачи — июнь. В апреле и мае, несмотря на то, что в проекте есть проблема, которая влияет на выполнение задачи, в отчете по задаче горит зеленый “светофор”. Возможно, команда не понимает пользу от сигнализации о наличии проблемы, так как не рассчитывает на помощь, или надеется успеть исправить всё до срока не привлекая избыточного внимания.

Если к июню ситуацию исправить не удалось, то зеленый “светофор” внезапно для руководства, превращается в красный. Руководитель проекта просит перенести срок задачи. Можно ли в таком случае считать отчет с зеленым “светофором” достоверным? Однозначно — нет…

Трекер поможет команде сделать отчетность живой за счет помощи в корректной и своевременной эскалации проблем на нужный уровень менеджмента и налаживании коммуникаций между командой проекта и профильными службами. Когда коммуникации налажены и вопросы решаются в рабочем порядке, необходимость “подчищать” отчетность, умалчивать реальное положение дел в проекте существенно снижается.

Сфокусироваться на ожиданиях заказчика

В каждом проекте основные ожидания исходят от заказчика. С течением времени, ввиду различных процессов, происходящих вокруг проекта — политических, экономических, социальных и других, требования и ожидания меняются. Чтобы избежать неконтролируемых изменений проекта, любые перемены внутри или снаружи проекта рассматривайте как триггер для синхронизации с заказчиком.

Взаимодействие с заказчиком, как и с другими влиятельными стейкхолдерами проекта, требует владения навыками построения коммуникаций, оценки влияния, отношения и мотивов стейкхолдеров, умения подобрать оптимальные каналы и способы взаимодействия. Такие навыки вырабатываются с опытом, который есть далеко не у всех команд и руководителей проекта.

Хороший трекер обладает всеми вышеперечисленными навыками. За счет того, что по отношению к проекту трекер является независимым экспертом, главная задача которого беспристрастно оценивать проблемы проекта, к его мнению стейкхолдеры прислушиваются более внимательно.

Контролировать риски

Из-за постоянного нахождения в контексте проекта, необходимости решать множество проблем, в том числе не относящихся к проекту напрямую, взгляд руководителя проекта и команды может “замылиться”, лишая возможности увидеть надвигающуюся опасность. Как говорится: “большое видится на расстоянии”, а для объективной оценки нужна ясная голова.

Трекер не участвует в разработке продукта, не занимается операционными задачами, и это дает ему возможность сосредоточится на проекте в целом и контексте вокруг него, увидеть возможные риски и проблемы, а еще помочь руководителю проекта и команде не только идентифицировать риски, но и выбирать правильную стратегию работы с ними.

Повысить зрелость проектных команд

Задача трекинга не только помочь команде выполнить конкретные задачи, решить проблемы
и ускорить процессы. Трекер также обучает команду проекта, передавая ей свои знания и опыт решения аналогичных проблем внутри организации.

Как показывает опыт АО “ТВЭЛ”, после завершения работы с трекером, часто команды продолжают самостоятельно двигаться дальше с той же со скоростью, что была задана во время трекинга.

Когда трекинг проектов не нужен?

Трекер проекту нужен не всегда. Он не нужен тогда, когда руководитель проекта:

• Занимается на 100% рабочего времени только своим проектом, то есть не совмещает ведение проекта с операционной работой и другими проектами.

Трекер — это инструмент, который помогает руководителю проекта не терять управляемость,
что случается в условиях многозадачности. Если же время руководителя полностью отдано одному проекту, трекер чаще всего не требуется.

• Разбирается в корпоративных процессах и регламентах. Пример: руководитель проекта обращается в отдел корпоративных закупок с запросом на покупку оборудования и получает ответ, что такое оборудование купить нельзя. Трекер же, как человек глубоко разбирающийся в корпоративных процессах компании и знающий единую отраслевую систему закупок построит с отделом закупок более содержательный диалог на одном с ним языке, что как минимум позволит узнать причины отказа, а как максимум, альтернативные решения, позволяющие получить положительное решение.
• Имеет большой опыт реализации или трекинга проектов (“насмотренность”) схожего типа. То есть руководитель проекта знает, как подобные проекты реализуются, понимает, какие типовые ошибки допускаются и за счет этого поможет проекту избежать проблем и рисков не прибегая к помощи трекера.
• Разбирается в контексте реализации проекта, то есть понимает стратегию и политику компании, может без проблем взаимодействовать с ключевыми стейкхолдерами для получения быстрых решений.