Как мы настроили таск-трекер за 4 дня без кода (кейс применения coda.io)

На одном из наших текущих проектов потребовалось срочно (за неделю) настроить таск-трекер для отслеживания выполнения задач командой.

Причин для поиска таск-трекера в такие сжатые сроки было несколько:

• Готового решения у нас не было т.к. те трекеры, которые мы использовали ранее, на данном проекте оказались неприменимы с учетом динамики изменений на проекте и широкого круга решаемых задач: в одном пространстве нам было необходимо вести учет планов, задач и хранить информацию по проекту (реестр документов, встреч и правил для команды проекта).
• Основной причиной стала безвременная кончина нашего прошлого таск-трекера. Это произошло из-за изменения состава команды подрядчика, которая отвечала за проектный офис программы трансформации и поддерживала жизнь в нашем общем таск-трекере.
• Готового решения у нас не было т.к. те трекеры, которые мы использовали ранее, на данном проекте оказались неприменимы с учетом динамики изменений на проекте и широкого круга решаемых задач: в одном пространстве нам было необходимо вести учет планов, задач и хранить информацию по проекту (реестр документов, встреч и правил для команды проекта).

Мы попробовали много сервисов с возможностью ведения задач: Trello, Jira, Notion, Kaiten, Monday и даже Google Doc. Тестировали как для своей работы, так и для поиска лучших решений нашим небольшим клиентам. То решение, о котором я расскажу, подходит прежде всего для небольших команд.

В итоге мы остановили выбор на сервисе coda.io.

Почему coda.io?

• Как и другие инструменты, которые мы рассматривали, coda.io — это ноукод инструмент, не требует программирования или сложного конфигурирования.
• Табличные представления похожи на Excel, что, во-первых, облегчает использование командой этого инструмента из-за привычного интерфейса, а во-вторых это один из немногих инструментов, где табличные представления реализованы действительно удобно и поддерживают использования формул. Пожалуй в этой категории инструмент сопоставим с Airtable.
• В coda.io более сотни формул, которые помогают в работе с большим объёмом данных. С их помощью можно настроить как фильтры в общем пространстве для показа информации по определенному тегу из разных таблиц, так и автоматическое изменение формата текста для конкретного столбца.
• Позволяет настроить связь между таблицами т.е. вся информация и форматирование, добавляемые в одном пространстве, автоматически добавляется во все связанные представления. Благодаря этому можно настроить несколько разных представлений одной таблицы. Например, так мы настроили индивидуальные представления для каждого члена команды по его задачам (более компактное, чем наше представление команды).
• Инструмент обладает достаточной гибкостью в настройке. Позволяет создавать колонки с данными разного типа (от текстовых до шкалы значений и возможности голосования), есть различные форматы представлений (таблица, календарь, канбан доска, карточки). При этом можем легко настроить и вид карточки задачи: последовательность и размер полей, количество отображаемых полей и формат отображения (с описанием или без).
• В coda.io можно группировать задачи по определенному признаку (на момент выбора системы в Notion не было данной функции). Эта отличительная особенность, которую мы не нашли в столь же удобном виде ни в одном трекере. Так, например, можно группировать задачи по ключевому результату. Итог выглядит похожим по структуре на сводные таблицы в Excel.
• Автоформатирование цветом текста и заливка полей. Например, мы выделяем задачи, которые требуют обсуждения или заблокированы. Это помогает сфокусировать внимание на конкретных задачах во время планерок.
• С помощью фильтров можно настраивать компактные представления с большим количеством данных внутри (много информации на единицу пространства).
• Отдельного внимания заслуживают Интерактивные фильтры (или Interactive Filters). Они позволяют мгновенно отбирать отображаемых данных. Например, на планерке мы можем фильтровать задачи по Прогнозному сроку выполнения. Как правило, мы смотрим на 7 дней назад и 7 вперед от сегодняшней даты, но также при планировании на неделю хотим видеть весь объем задач на ближайшие две недели.
• Также есть возможность интегрировать инструмент с другими сервисами. Например, настроить уведомления участников пространства через Slack или ставить встречи сразу в общий Google Calendar.

Минусы инструмента:

• Формулы в coda.io имеют свой синтаксис, что требует времени на изучение, опыта работы с тем же Excel недостаточно.
• По ходу развития системы управления появляется много представлений одних и тех же задач без понимания зачем и кому эти самые представления нужны. За счет создания все большего количества таблиц и появления большого объема данных система быстро становится сложной, что затрудняет работу команды. Появляются все больше вопросов “зачем здесь эти поля?”, “почему так” и “как это работает вообще?”, требуются чек-листы на чек-листы. Поэтому необходимо регулярно “чистить” неактуальные таблицы и удалять лишние поля с данными.
• Несколько раз нам встречались неприятные баги. Например, не работали некоторые формулы, но в целом они были нефатальными и поддержка смогла их решить в течение пары дней.

Какие инструменты мы настроили и чем пользуемся?

• Настроено общее представление для планерки с поручениями, которое мы группируем по ключевым результатам, по направлениям, по источнику (встрече, на которой обсуждалась задача или вопрос).
• Каждое утро смотрим общее представление по чек-листу планерки с помощью интерактивных фильтров и автоматического форматирования.

Рис. 1 Наполнение документа по проекту в coda.io (столбец слева) и чек-лист ежедневной планерки.

• Каждый участник ежедневно смотрит свое индивидуальное представление таблицы с задачами, ключевыми результатами, направлениям и открытые вопросы по этим задачам. Обновляет и выносит для обсуждения на планерку те, задачи, по которым есть вопросы, проблемы или эскалация.
• Настроено цветовое форматирование благодаря, которому мы следим за: план-факт отклонениями сроков, задачами требующие обсуждения на планерке, заблокированными задач, не обновленными задачи (срок, которых прошел, но их не обновил ответственный).

На картинке ниже видно как мы настроили документ в coda.io под наш проект.

Рис. 2 Таск-трекер поручений в coda.io

• Ведем перечень документов от заказчика в реестре входящих документов и встречи в реестре встреч, где указываем: ответственных за написание протокола, участников встречи, повестку, есть ли поручения из этой встречи и ссылку на протокол.

Мы уже 4 месяца используем coda.io и сейчас продолжаем совершенствовать таск-трекер для нашей команды. Теперь планируем настраивать новые пространства в Coda для других проектов и задач