Как коммуникации убивают желание работать

Друзья, часто ли вам приходится работать сверхурочно? И понятны ли причины, по которым это происходит? Мы провели опрос на эту тему и выяснили, что 33 из 43 опрошенных постоянно перерабатывают, а самая распространенная причина это частые совещания в течение рабочего дня. Чтобы выполнить свои основные обязанности, приходится работать вечерами, ранним утром и по выходным.

Может бы вы замечали, как много удается сделать во время поездки в самолете или поезде, а ещё в выходной, когда можно открыть ноутбук и просто работать, не отвечая на бесконечные звонки и сообщения, не участвуя в постоянных онлайн-встречах? Очень сложно делать дела, когда ты постоянно вынужден переключаться.

Каждый в нашей команде может «похвастаться» целым набором историй о том, как бессмысленные совещания перетекая одно в другое выжимали все соки и отбирали не только рабочее время, но существенно снижали мотивацию работать. Переосмыслив свой опыт, мы сформулировали несколько правил, которыми и хотим поделиться сегодня.

С чего начать?

Рассказать о проблеме

И не просто обсудить её с коллегами, а донести проблему до тех, кто способен её решить

Договориться о правилах коммуникаций

Правила могут быть негласными, но если это не работает — зафиксируйте их. И сделайте это цивилизованно и централизованно.

Правила должны быть:

• понятны каждому
• приняты всеми
• выполнимыми и выполняемыми

Если какое-то правило не работает, значит его нужно пересмотреть — скорее всего оно неудобно.

Какие правила?

С помощью чего общаетесь и как.

Определите перечень используемых вами способов, например:

• мессенджеры,
• таск-трекер,
• пространство для совместной работы (miro или whiteboard),
• электронная почта,
• видеоконференции,
• оффлайн совещания,
• телефон и тд.

Укажите, какой способ для чего используется, а для чего его использовать нельзя. Например, мессенджеры хороши для срочной, короткой коммуникации, которая не требует специальной подготовки: уточнить у коллеги, когда удобно встретиться или готова ли порученная задача.

А вот использовать мессенджеры для постановки задач нужно с осторожностью: велики шансы, что задача не будет понята и принята должным образом и в лучшем случае к вам придут с уточнением, а в худшем сделают не то.

Пример использования способов коммуникации

Скорость реакции

Например, на email нужно отвечать не реже чем один раз в день, а на сообщение в мессенджере реагировать сразу же, если оно адресовано вам.

Пример фиксации скорости реакции для разных способов коммуникации

Запреты

Если надоело переслушивать пятиминутные аудио-сообщения в поиске одной единственной фразы или вы устали от бессмысленных совещаний, потому что коллеги подключаются к видеоконференции без возможности обсуждать, то определите это как коммуникационное табу.

Примеры возможных запретов для разных способов коммуникации

Особенности этикета

Такие мелочи как звонки во вне рабочее время, отсутствие приветствия в сообщении и выключенная камера на видеоконференции часто становятся причиной напряженных отношений в команде. Поэтому, чтобы сделать общение максимально комфортным, для каждого из способов коммуникации нужно определить непреложные правила этикета и следовать им.

Пример особенностей этикета для разных способов коммуникации

Внезапные совещания

Сцена из моей прошлой жизни: прихожу утром на работу, планирую день. Открываю календарь
— встреч нет, а это значит, что сегодня наконец-то можно сделать то, что должна и даже вписаться в дедлайны. Погружаюсь в работу и вдруг звонок, на том конце провода шеф, который ждет на совещании. Но как такое возможно? Я же проверила календарь! “Да мы собственно только что поняли, что ты нам тут нужна, подходи”, добавляет шеф и кладет трубку. Отрицание, гнев, торг. Занавес.

В таких ситуациях к тому, что у тебя отнимают драгоценное время, добавляется ещё и раздражение от того, как это происходит. Твоё время не ценится и ты не в состоянии его планировать.

Если у вас случается подобное, то рекомендуем вам договориться о том, как приемлемо действовать в подобных ситуациях. Например, если на встречу приглашают меньше чем за три часа до её начала, то вы вправе отказаться от участия и не чувствовать себя виноватым, груз ответственности в данном случае ложится на того, кто планирует совещание и не включает нужных участников сразу.

Конечно, не всё так однозначно и существуют вопросы, которые требуют срочного обсуждения,
но согласитесь, если такие вопросы возникают пару раз в неделю, это повод для беспокойства.

Ещё парочка хороших практик.

“Я занят”

Сложно сосредоточится на каком-то деле, когда тебя отвлекают постоянными звонками, сообщениями или личными визитами. Определите какой-нибудь знак занятости: статус в рабочем чате, флажок на рабочем столе или что-то другое в этом духе и используйте этот знак тогда, когда нужно интенсивно и сосредоточенно поработать.

“Библиотечные дни”

Если вы работаете в офисе, то отвлекать от работы вас могут не только звонки, сообщения и визиты лично к вам, но и к вашим коллегам. Ещё сложнее если ваши коллеги решают совершенно другие задачи. Например, вы юрист, который составляет договоры, а ваши соседи по кабинету сотрудники отдела продаж, которые постоянно громко и с жаром говорят по телефону. Вероятнее всего ваша продуктивность упадет, а ещё есть вероятность возникновения конфликтов.

Одна американская частная компания Basecamp, разработчик прикладного программного обеспечения в области управления проектами, установила в одном из своих филиалов библиотечное правило, которым поделились Джейсон Фрайд и Дэвид Хэнссон в книге “Не сходите с ума на работе”.

Суть правила такова, что в кабинетах, где трудятся сотрудники тихо, как в библиотечном зале.
Если коллеги хотят что-то обсудить, то они делают это шепотом, чтобы не мешать остальным. А если нужно обсудить что-то в полный голос, то всегда можно удалиться в переговорную, специально отведенную для этих целей.

Возможно жить каждый день по этому правилу покажется сложно, но сделать один день в неделю библиотечным вполне реально и очень полезно.

И напоследок: в любых правилах бывают исключения, но если сотрудники правила чтят, а руководство нет, то в таких правилах нет никакого смысла.

Соблюдение таких правил, это в первую очередь особая культура взаимоотношений в коллективе, которая строится на взаимном уважении, понимании и желании сделать работу комфортной.

Так что до по-настоящему работающих правил ещё нужно дорасти, но осознание плюсов от их использования — уже первый шаг на пути к успеху.